山阳检察院许鹏：浅谈基层检察机关电子文件档案管理

 随着档案信息化工作的不断深入， 检察院档案信息化建设中， 或多或少存在着这样或那样的问题和不足中， 找到解决问题的关键， 提出建设性的实施策略， 是检察院档案信息化工作顺利进行的必要途径。 基层检察机关档案信息化建设检察院档案是国家重要的专业档案， 是国家档案的重要组成部分， 它是检察工作和其它各项工作的真实记录， 又是这些活动的重要依据和必要条件。 基层检察机关档案信息化工作不仅关系着本院各项工作的顺利开展， 更关系着整个检察机关基础信息化管理程度和档案信息化工作的发展。 随着档案信息化工作的不断深入， 检察院档案信息化建设中， 或多或少存在着这样或那样的问题和不足中， 找到解决问题的关键， 提出建设性的实施策略， 是检察院档案信息化工作顺利进行的必要途径。

一、 目前检察院档案信息化建设存在的主要问题

1、 档案信息化资源相对分散。 随着检察院信息化的不断发展， 检察院办公自动化系统的开发， 产生了大量的电子公文， 这些都需要及时、 准确、 有效地被新型的档案管理系统所接收。 而部门的办公软件系统无法融入到档案管理系统软件之中， 导致部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散， 使得信息化档案接收的任务变得越来越重。 2、 电子文件真实性以及长期保管的问题。 由于电子文件存在易复制、 易篡改的特点， 在实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用， 虽然国家发布了 《电子文件签名法》， 但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题， 此外， 由于电子文件的非直读性、 信息与载体分离等特性， 存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日益严重。 3、 档案管理基础工作不牢。 在软件环境上， 缺乏档案信息化管理各个环节的标准规范， 如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段， 缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式， 导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式， 增加了信息化管理的工作量和工作难度。 4、 可用档案信息资源不多。 长期以来， 基层检察院档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集， 始终未能摆脱“重藏轻用” 的局面：即重视档案部门内部组织管理， 轻视研究和预测检察机构对室藏信息的需求； 重视室藏服务方式， 轻视深层次的信息服务。 5、 档案管理人员素质不强。 受人员编制所限， 档案部门人员配备不足， 有些档案管理人员是兼职档案员， 本职业务工作就比较忙碌， 无暇顾及档案工作， 再加上档案专业知识相对比较欠缺， 只能边干边学； 受思想认识水平所限， 有的档案人员认为档案管理工作是服务性工作， 难以成就一番业绩， 很多档案人员工作一两年就变动工作岗位， 难以保持档案管理工作的梯次衔接， 更难以实现档案管理工作的开拓创新。

二、基层检察机关电子档案工作面临的主要问题

（一）电子档案原件的真实性问题。

    检察机关是法律监督机关，所形成的文书具有一定的权威性。但是现实中的电子文件很容易被修改篡改和删除，且不留任何痕迹。在电子文件利用载体归档后，拟稿人无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的电子文件磁盘上签发，日后难以确定该份材料的真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将载体上的内容修改和删除，也难以发现和确定。

（二）电子档案内容的保密性问题。

    检察机关上下级是领导和被领导的关系，检察机关的电子文件是对流的，可以在网上传播，使异地利用成为可能，但使得电子档案容易受到黑客的攻击。这对于在一段时间需要保密的内容或限制利用的内容的安全保密问题，带来极大的威胁。

（三）电子档案载体的安全性问题。

    电子档案的载体全是磁盘、磁带、光盘等，它们极易受到灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体的影响，造成老化、变质、磁粉脱落，从而是数据丢失，破坏记录信息，影响文件可读性，失去了电子文件和载体的保存价值。

（四）档案人员知识结构变革的紧迫性问题。

    电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能和英语知识。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分的素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

三、提高基层检察机关电子档案管理水平的对策

（一）积极做好检察机关电子文件归档的处理工作。

    新型的文件材料归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入现行的文件管理工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置和存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息组合的来龙去脉。档案工作者可以两个途径存档：一是电子文件与纸质文件同步归档，既可以发挥归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档的提供利用和资源共享问题，达成互补的目的；二是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可改变的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保护电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）加强检察机关办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。

做好办公自动化系统和电子文件的安全防护，一是要保管好电子档案的物理载体；二是要保证计算机网络系统的实体安全；三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登陆限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全；五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。

（三）加大对检察机关电子档案载体的管理和保护工作。

    电子文件的载体易受到各种内因和外因的破坏，因此，必须对电子文件载体进行科学的管理和保护，保证电子文件其物理上的安全。一是鉴于磁性介质的不稳定性，电子文件的载体最好采用只读或一次写完式光盘，尽量不用磁性软盘作介质；二是脱机保存的电子文件介质必须放在专用的库房中，并对库房的湿度进行严格控制，同时配备防光、防空气污染、防尘、防治有害生物，防机械应力、防突发事件（如火灾、地震、洪水、盗窃）、防高度磁、电场的设备。三是定期对电子文件载体及内容进行可读性检验和复制拷贝，转换载体，以确保电子文件的可靠性。

（四）加快对检察机关电子档案管理工作者的培养工作。

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是基层检察机关的当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到检察队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统的档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。同时要求档案管理者加强自身的建设，抓紧学习和掌握现代信息技术，努力成为既懂计算机知识又懂档案管理业务的复合型人才。

（陕西省商洛市山阳县人民检察院   许鹏供稿）